Mientras el taller tiene cinco pedidos, todo cabe en la cabeza. Con veinte empiezan los mensajes de “¿cómo va lo mío?” y las piezas que estaban listas desde el martes pero nadie empacó. El problema casi nunca es que trabajes poco: es que no sabes, de un vistazo, en qué paso está cada pedido.
La solución más simple es darle a cada pedido un estado, y moverlo de uno a otro siempre en el mismo orden.
Los estados de un pedido
Estos ocho estados cubren el recorrido de casi cualquier pedido de impresión 3D:
- Cotizado. Le enviaste precio y tiempo al cliente, pero todavía no confirma.
- Aprobado. El cliente aceptó y, si aplica, pagó el anticipo. Ya es un compromiso.
- En cola. El archivo está laminado y espera una impresora libre.
- Imprimiendo. Está en una máquina. Anota cuál y a qué hora termina.
- Post-procesado. Retirar soportes, lijar, pintar o ensamblar.
- Listo. Revisado, empacado y esperando entrega o paquetería.
- Enviado. Ya salió, con número de guía.
- Entregado. El cliente lo recibió y el pago está completo.
Agrega dos estados fuera del camino principal: en pausa (falta un archivo, una respuesta o un material) y cancelado. Así un pedido detenido no se confunde con uno que avanza.
Una regla por cada cambio de estado
Los estados solo sirven si significan lo mismo para todos en el taller. Para eso, define qué tiene que pasar antes de mover un pedido:
| de | a | condición |
|---|---|---|
| cotizado | aprobado | el cliente confirmó por escrito y pagó el anticipo |
| aprobado | en cola | el archivo está revisado y laminado con el perfil final |
| en cola | imprimiendo | la pieza está en una impresora y la primera capa salió bien |
| imprimiendo | post-procesado | la pieza salió completa y sin defectos visibles |
| post-procesado | listo | pasó la revisión final y está empacada |
| listo | enviado | tiene número de guía o se entregó en mano |
| enviado | entregado | el cliente la recibió y el pago está completo |
La regla más importante es la segunda: nada entra a la cola sin estar aprobado. Imprimir “para adelantar” un pedido que el cliente no confirmó es la forma más rápida de llenar una repisa de piezas que nadie va a pagar.
Un tablero que se vea de lejos
No necesitas un sistema complicado para empezar. Sirve cualquier cosa que muestre todos los pedidos agrupados por estado:
- Un pizarrón con columnas y una nota adhesiva por pedido.
- Una hoja de cálculo con una columna de estado y un filtro.
- Un tablero tipo kanban en una app.
Lo que importa es que cada pedido tenga, como mínimo: cliente, pieza, cantidad, fecha de entrega prometida y estado actual. Si además anotas la impresora y la hora de término, sabrás qué máquina se libera primero sin tener que ir a verla.
Revisa el tablero dos veces al día
Un tablero que nadie mira es una lista de pendientes más. Dedica cinco minutos en la mañana y cinco antes de cerrar a responder tres preguntas:
- ¿Qué pedido lleva más tiempo en el mismo estado? Si un pedido lleva tres días “en cola”, o te faltan impresoras o se olvidó.
- ¿Qué fechas de entrega vencen esta semana? Ordénalas y compáralas con lo que hay en cola.
- ¿Qué está en pausa y qué falta para destrabarlo? Casi siempre es un mensaje que hay que mandar hoy.
Avisa al cliente en los cambios que le importan
El cliente no necesita saber cada paso, pero sí tres momentos: cuando el pedido se aprueba (con la fecha de entrega), cuando está listo y cuando se envía (con la guía). Esos tres mensajes eliminan casi todas las preguntas de “¿cómo va lo mío?”.
Prepara una plantilla para cada uno y mándala en cuanto cambies el estado. Con el tiempo, mover el pedido y avisar se vuelven un solo gesto.